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國立體育大學零用金管理作業規範

國立體育大學零用金管理作業規範

99年04月12日簽奉核定實施

99年11月09日簽奉核定修正

依據財政部102年2月23日院授財庫字第10200524650號函修正

106年06月01簽奉核定修正

一、目的

為建立零星支付作業制度,簡化處理程序,進而提昇行政效率,特制定本作業規範。

二、依據

本作業規範依據行政院出納管理手冊規定制訂之。

三、說明

(一)一般原則

1. 額定零用金係指本校斟酌零用金支用實際情形訂定,目前零用金額定為伍拾伍萬元,由出納組指定專責人員統一保管支付,用以支付壹萬元以下(含壹萬元)之小額零星開支。

2. 以零用金支出之費用,其支出憑證應併附核准支出文件,由經辦人員粘貼於原始憑證黏存單上,經會相關權責單位及機關首長或其授權人之核准後,向出納管理人員領取,或由出納管理人員依原始憑證黏存單上填載之受款人與帳號資料,辦理匯款

3. 領取零用金時,受款人需當面點清,金額無誤後,於備查簿簽名或蓋章,並註明領款日期,以供日後查詢。出納管理人員付款後,於支出憑證上予以編號並加蓋付訖及日期章,並逐筆登載入零用金管理系統及備查簿,於支付相當數額時,按類別整理歸類,填具零用金清單,連同已付款憑證,經主辦出納或其授權人核章後,送主計單位審核,依規定程序撥還。

4. 各單位借支零用金,需填具借支收據經奉核後向出納組請領,並請依出納管理手冊第六章零用金第二十四點(二)規定:「…自借款日起三日內檢附支出憑證辦理核銷。」,為能儘速完成核銷結案,請各單位於支出憑證上註記「預借現金」文字,並於借款日起三日內將已核准之支出憑證送至出納組結案;情況特殊無法及時辦理核銷者,應敘明具體事由並訂定核銷期限,依分層負責程序簽准後依限辦理

5. 會計年度終了時,本年度結存之零用金餘額,須辦理繳回程序。

(二)注意事項

1. 出納管理人員必須隨時清點手存現金,已支付尚未結報之單據數額,和已支付已結報單據在途撥還數及借支收據數之合計,是否與額定零用金相符。

2. 出納管理人員必須注意在已支付之單據上,加蓋付訖及日期之章戳,以明責任。

3. 庫存現金除因天災、事變非人力所及,若有損失時,應由出納管理人員負責賠償。

4. 出納管理人員,不得任意挪用或墊借。

5. 出納管理人員,每日應做好零用金管理系統之備份工作。

6. 主辦出納人員應不定期抽查零用金數額是否符合額定數額。

(三)其他

針對無法每日至本校領取零用金之受款廠商,依受款廠商之委託匯款同意書,採以匯款方式付款之。

四、作業程序說明

(一)請領額定零用金作業程序

出納組簽文預借額定零用金→經會相關權責單位及機關首長或其授權人之核准→出納組填寫預借領據(附原簽影本)→領取額定零用金。

(二)各單位借支零用金作業程序

各單位填寫零用金借據(附原簽影本)→經其單位主管及主辦出納或其授權人核准→向出納組領取零用金→自借款日起三日或奉准之期限內檢附支出憑證辦理核銷。

為能儘速完成核銷結案,請各單位於支出憑證上註記「預借現金」文字,並於期限內將已核准之支出憑證送至出納組結案,如逾期未送達出納組,將提至行政會議報告。

(三)零用金付款作業程序

各單位送出零用金支出憑證(含發票或收據)→經會相關權責單位及機關首長或其授權人之核准→出納組零用金系統核對現金或匯款支付→登載入零用金備查簿。

(四)結報撥補零用金作業程序

製作、列印零用金清單→按類別整理零用金已付款憑證、歸類及排序→經主辦出納覆核、單位主管核章→送主計室審核→依規定程序進行撥補→零用金管理人員領取撥補零用金。

五、本作業規範經報請校長核定後實施,修正時亦同。

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